1. Praktis, karena surat merupakan sarana komunikasi yang dapat menyimpan rahasia atau juga dapat mencatat informasi secara panjang lebar dibandingkan sarana komunikasi lainnya dengan biaya yang dapat terjangkau, bahkan oleh pengguna di lapisan bawah sekalipun. 2. Efektif, karena informasi atau keterangan yang disampaikan itu sesuai dengan sumber aslinya, tanpa adanya peningkatan atau istilah-istilah khusus yang kadang tidak dapat dimengerti oleh penerimanya seperti telegram atau teleks. 3. Ekonomis, karena biaya pembuatan serta pengirimannya relatif jauh lebih murah, dibandingkan sarana komunikasi lainnya. Dengan segala kelebihannya tersebut, apalagi ditambah dengan lokasi di daerah-daerah di negara kita yang terpancar dengan beribu-ribu pulau yang terdapat di dalamnya, maka peranan surat sangat diperlukan dan sulit digantikan dengan aneka sarana komunikasi lainnya meski jauh lebih canggih sekalipun mengingat daerah-daerah tersebut sulit dijangkau alat komunikasi lainnya. Jenis – Jenis Surat Dalam korespondensi bahasa Jepang mengenal banyak jenis surat antara lain kartu pos kagi, memo, kartu ucapan terima kasih orei kaado dan sebagainya. Tetapi secara umum surat dibagi menjadi tiga a. Surat untuk orang yang dihormati me ue no hito Adalah surat yang ditujukan kepada orang yang dihormati atau yang dianggap yang lebih tua dari si penulis, misalnya surat untuk kakek nenek, paman bibi, ibu bapak dan lain-lain. Universitas Sumatera Utara Penulisan kalimat untuk jenis me ue no hito tegami ini menggunakan ragam bahasa hormat keigo, yang artinya adalah pihak pertama penulis menaruh rasa hormat kepada pihak kedua, dengan merendahkan diri. Ragam surat ini merupakan golongan surat pribadi, dan bukan mewakili dari suatu institusi. b. Surat biasa dinas ippan teki nabae Yang dimaksud dengan surat biasa atau ippan teki nabae adalah surat yang ditujukan kepada orang yang belum dikenal dengan baik, misalnya surat edaran, pengumuman, surat undangan, surat tagihan dan lain – lain. Biasanya untuk isi surat ini menggunakan ragam biasa desu, masu. Bisa juga merupakan wakil instansi dan ditujukan untuk orang maupun lembaga. c. Surat buat sahabat Tomodachi ni Surat ini biasanya ditujukan kepada sahabat orang yang sudah dikenal dekat. Untuk isi surat digunakan ragam biasa tenei go karena merupakan surat pribadi, orang-perorangan. Berdasarkan kepentingan urgensi surat bisa digolongkan menjadi beberapa bagian antara lain - Surat biasa Adalah surat secara penulisannya maupun pengirimannya tidak diprioritaskan untuk sampai untuk sampai secepatnya kepada tujuan. - Surat segera Adalah surat yang perlu disampaikan kepada tujuan sesegera mungkin, tapi kerterlambatan pengiriman masih dalam batas toleransi. Universitas Sumatera Utara - Surat kilat Adalah surat yang harus diprioritaskan untuk dikirim sesegera mungkin, karena menyangkut validitas informasi dan si pengirim menginginkan secapat respon balasan dari pihak tujuan surat tersebut. Selain jenis-jenis surat di atas, di Jepang juga mengenal beberapa surat antara lain a. Memo catatan kecil Fungsi dari memo adalah ketika kita menerima pesan dari seseorang lewat dan dicatat di kertas kecil, biasanya berupa pesan singkat. Misalnya di kantor ketika kita menerima telepon dari seseorang untuk pimpinan kita, tetapi beliau sedang keluar. Maka kita wajib menulis pesan si penelepon ke dalam memo. Karena memo adalah catatan kecil pastikan pesan tersebut mengandung unsur 5 W + 1 H Who, What, When, Where, Why dan How siapa, apa, kapan, di mana, mengapa dan bagaimana. Dalam bahasa Jepangnya dare ni, nani o, itsu, doko de, neze, dono youni. Atau saat kita sedang keluar kantor, kita bisa meninggalkan pesan lewat memo. Isi memo pesannya harus singkat tetapi harus jelas dan tidak bertele-tele. Untuk jenis memo dapat digolongkan lagi menjadi tiga jenis, yaitu biasa ippan teki na baai, buat orang yang dihormati me ue no hito ni, buat teman tomodachi ni. b. Kartu pos hakagi Kartu pos merupakan alat penyampaian berita pesan yang sangat praktis. Karena ukuran kartu pos yang kecil, maka penulisan berita juga harus singkat Universitas Sumatera Utara padat dan sederhana, bisa dimengerti si penerima berita. Bagian yang penting dalam penulisan kartu pos adalah alamat surat jusho. Mengapa harus diperhatikan? Jika kita tidak menulis nama dan alamat dengan benar, bisa jadi kartu pos kita salah alamat dan akibatnya pesan kita tidak sampai. Karena informasi yang kita tulis via kartu pos berarti bukan termasuk berita rahasia maupun konfidensial. Untuk penulisan kartu pos Jepang, kita mengenal dua cara penulisan yaitu format mendatar yoko kaki dan format vertical tatte gaki. Selain itu kartu pos yang disertai macam-macam gambar foto di sisi belakang. Penulisan pesan di kartu pos tidak selengkap dalam menulis surat biasa karena ruang untuk menulisnya sangat terbatas. Kartu pos pada umumnya diminati pada penyambutan tahun baru, yaitu dengan menggunakan nengajou kartu ucapan selamat tahun baru. c. Formulir blanko shoshiki Formulir berfungsi untuk penulisan data, keterangan tentang diri kita atau orang lain. Misalnya formulir pendaftaran masuk universitas, blanko pengiriman paket pos dan lain-lain. d. Pesan di papan pengumuman dan bulletin board den gon ban ke ji ban Di sekitar terminal bus dan stasiun kereta di Jepang banyak terdapat papan pengumuman, bulletin board den gon ban ke ji ban. Dengan menulis pesan melalui papan pengumuman ini kita bisa mengundang teman, atau membuat janji dsb. Dan jika tidak dapat memenuhi janji kita bisa menulis alasan di papan pengumuman. Universitas Sumatera Utara e. Poster pengumuman posutaa Sifat dari poster pengumuman adalah terbuka, ditujukan kepada khalayak ramai tentang suatu informasi. Misalnya pamflet, surat selebaran promosi dan lain sebagainya. Contoh-contoh salam pembuka dalam surat sehubungan dengan musim